Flussi di lavoro digitali – Hosted Fax

Ottimizzare il flusso di lavoro e aumentare la produttività con processi digitali che semplificano l’accesso alle informazioni.

Descrizione

La soluzione Hosted Fax di Ricoh consente di evitare i problemi connessi all’invio tradizionale dei fax. Questo servizio efficiente in termini di costi consente di inviare fax via Internet in modo semplice e sicuro direttamente dall’interfaccia intuitiva del multifunzione (MFP) o dal proprio computer. Hosted Fax offre alle aziende la stessa semplicità e sicurezza delle e-mail nell’invio, nella ricezione e nella gestione dei fax.

  • Riduzione degli investimenti e dei costi delle chiamate fax grazie al sevizio Hosted Fax
  • Integrazione dei fax nel flusso delle e-mail per non perdere documenti importanti
  • Invio e ricezione di fax contemporaneamente tramite e-mail
  • Trasmissione dei fax più semplice con l’interfaccia utente semplificata dell’MFP
  • Capacità di accesso illimitata
  • Vantaggi in termini di costi ed efficienza del cloud computing

Caratteristiche e vantaggi

Semplicità completa
Grazie all’interfaccia utente semplificata (GUI) degli MFP Ricoh, è possibile inviare fax in modo tradizionale, inserendo solo il numero di telefono (invece di numero e indirizzo e-mail come nelle altre soluzioni di hosted fax). Hosted Fax di Ricoh è efficiente e intuitivo. Inoltre, è possibile accedere alle directory LDAP sull’MFP, rendendo l’invio di fax semplice e veloce come quello della posta elettronica.

Sicurezza avanzata
Una soluzione hosted fax è più sicura dell’invio di fax tradizionale, perché è possibile mantenere la riservatezza dei dati sensibili e gestire i fax come le e-mail, conformemente ai criteri di controllo documenti e IT della società. I fax in arrivo non vengono più impilati nell’apparecchio in attesa di essere distribuiti al destinatario o persi a causa di un inceppamento carta o di un sovraccarico della memoria; gli utenti non devono più perdere tempo in attesa della conferma di ricezione dei fax in uscita, perché la casella di posta elettronica è dotata di report di trasmissione.

Riduzione dei costi fax
Hosted Fax offre un nuovo modello di pagamento. I costi delle chiamate vengono notevolmente ridotti grazie all’eliminazione dei modelli di fatturazione tradizionali. Le spese per capitale sono ridotte al minimo perché non è più necessario un server fax dedicato. In alternativa Hosted Fax offre pacchetti pagina attraverso i quali è possibile acquistare una quantità di pagine fax, includendo il costo dei servizi di hosting e Internet nel costo della pagina.

Produttività più efficiente
L’integrazione completa con il computer e il sistema di posta elettronica in uso consente di allegare diversi tipi di file ai fax in uscita.  Automatizzando i processi e integrando i documenti fax nel flusso di lavoro digitale è possibile risparmiare tempo e ridurre le operazioni per la gestione dei documenti cartacei, garantendo alle persone corrette un accesso puntuale alle informazioni.

Soluzione host
La soluzione Hosted Fax di Ricoh consente di ridurre le spese per capitale grazie all’utilizzo di un server fax di terze parti a cui si accede tramite Internet. Ciò garantisce alle aziende capacità illimitata e costi operativi inferiori, perché i dati vengono trasmessi via Internet e non utilizzando le linee telefoniche tradizionali. Inoltre, non sono previsti aggiornamenti né manutenzione ed è possibile visualizzare il traffico fax tramite un portale web sicuro.

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